Zaplanowanie konferencji wymaga dużej koncentracji i włożonego wysiłku . Konferencja powinna być zaplanowana z detalami . Jesteśmy zobowiązani wszystko tak zaplanować by niczego nie przeoczyć. Nie ulega kwestii , że salka powinna być odpowiednio wcześniej zarezerwowana.
Zaproszenia na taką konferencję powinny mieć jak najlepszy wygląd , tak więc powinniśmy zadbać o ich treść. Organizując tok konferencji dla gości korzystających z niej rezerwujemy noclegi, zamawiamy właściwą firmę cateringową, żeby przygotowała odpowiednie dania .
Jeżeli weźmiemy to wszystko pod uwagę, całą pewnością konferencja zakończy się pomyślnie . Miejsce na konferencje jest istotne , musi to być miejsce sprawdzone i znane dla żurnalistów. Podobnie musi być w dogodnym miejscu - najlepiej w samym centrum miasta – aby była możliwość bezproblemowego dotarcia do obiektu . Niekiedy miejsce dobieramy do tematu przewodniego naszej konferencji, niemniej nie cały czas nam to się udaje.